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Admin-Anleitung

Anleitung für Mandanten-Admins. Sie verwalten alle Einstellungen Ihres Unternehmens in Troop. Zusätzlich zu den Funktionen der Vorgesetzten-Anleitung haben Sie Zugriff auf die folgenden Bereiche.

Alle Admin-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen im Menü (oder über das Zahnrad-Icon).

1. Billing (Abrechnung)

Ort: Einstellungen → Billing

Hier verwalten Sie die Zahlungsmethode (Stripe) und sehen Ihre Rechnungen. Die Abrechnung erfolgt monatlich nach der Anzahl aktiver Benutzer.

So fügen Sie eine Zahlungsmethode hinzu

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Billing
  2. Tippen Sie auf «Zahlungsmethode hinzufügen»
  3. Füllen Sie die Zahlungsdaten aus und bestätigen Sie

2. Standorte

Ort: Einstellungen → Standorte

Standorte sind Ihre Büros oder Niederlassungen. Jeder Standort hat eine Zeitzone und ein Land – so werden regionale Feiertage automatisch berücksichtigt.

Standort anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Standorte
  2. Tippen Sie auf «Standort hinzufügen»
  3. Geben Sie Name, Stadt, Land und Zeitzone ein
  4. Speichern Sie

Danach können Sie Benutzer diesem Standort zuordnen (unter Einstellungen → Benutzer).

3. Teams

Ort: Einstellungen → Teams

Teams gruppieren Mitarbeitende. Sie können Teams für Abteilungen, Projekte oder Bereiche anlegen.

Team anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Teams
  2. Tippen Sie auf «Team erstellen»
  3. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie optional eine Farbe
  4. Fügen Sie Mitglieder hinzu
  5. Speichern Sie

4. Arbeitszeitmodelle

Ort: Einstellungen → Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitmodelle definieren, wie viele Stunden pro Woche bzw. pro Tag gearbeitet werden. Beispiele: Vollzeit 100 %, Teilzeit 80 %, individuelle Modelle.

Arbeitszeitmodell anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Arbeitszeitmodelle
  2. Tippen Sie auf «Modell erstellen»
  3. Geben Sie einen Namen ein (z.B. «Vollzeit 100 %»)
  4. Tragen Sie für jeden Wochentag die Sollstunden ein (z.B. Mo–Fr je 8, Sa–So je 0)
  5. Optional: «Von Zeiterfassung befreit» aktivieren – für Rollen ohne Zeiterfassungspflicht
  6. Speichern Sie

Das Modell können Sie danach den Benutzern zuweisen (unter Einstellungen → Benutzer).

5. Globale Feiertage

Ort: Einstellungen → Globale Feiertage

Feiertage, die für alle Standorte gelten (z.B. Firmenferien, Unternehmensevents).

Feiertag anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Globale Feiertage
  2. Tippen Sie auf «Feiertag hinzufügen»
  3. Geben Sie Name und Datum ein
  4. Optional: «Jährlich wiederholen» aktivieren
  5. Speichern Sie

Hinweis: Regionale Feiertage (z.B. Kanton, Land) werden automatisch nach dem Standort berechnet.

6. Abwesenheitstypen

Ort: Einstellungen → Abwesenheitstypen

Definieren Sie, welche Arten von Abwesenheiten es gibt: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Unbezahlt, etc.

Abwesenheitstyp anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Abwesenheitstypen
  2. Tippen Sie auf «Typ erstellen»
  3. Geben Sie einen Namen ein (z.B. «Urlaub»)
  4. Wählen Sie Farbe und Icon
  5. Legen Sie fest: Braucht dieser Typ eine Genehmigung? Muss ein Dokument hochgeladen werden?
  6. Optional: Kontingent (Tage pro Jahr), Übertrag erlauben, max. Übertragstage
  7. Speichern Sie

7. Benutzer

Ort: Einstellungen → Benutzer

Hier legen Sie Mitarbeitende an und weisen ihnen alle wichtigen Einstellungen zu.

Benutzer anlegen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer
  2. Tippen Sie auf «Benutzer hinzufügen»
  3. Geben Sie E-Mail, Vor- und Nachname ein
  4. Wählen Sie den Direct Manager (Vorgesetzten)
  5. Wählen Sie Arbeitszeitmodell und Standort
  6. Optional: Startdatum und Austrittsdatum
  7. Optional: «Vorgesetzter» aktivieren – dann kann die Person Zeit und Urlaub genehmigen
  8. Optional: «Report-Zugang» – für Auswertungen
  9. Optional: «Von Zeiterfassung befreit» – z.B. für Geschäftsleitung
  10. Speichern Sie

Der neue Benutzer erhält eine E-Mail zur Einrichtung des Passworts (oder Passkeys).

Benutzer bearbeiten

Tippen Sie auf einen Benutzer in der Liste. Dort können Sie alle Angaben ändern, den Direct Manager anpassen oder den Benutzer deaktivieren.

8. Organigramm

Ort: Einstellungen → Organigramm

Zeigt die Berichtsstruktur Ihres Unternehmens. Sie können die Hierarchie (Direct Manager) dort visuell prüfen und bei Bedarf anpassen. Die Zuordnung wird unter Benutzer vorgenommen.

9. Daten exportieren

Ort: Einstellungen → Daten exportieren

Exportieren Sie Benutzer, Zeiteinträge, Urlaubsanträge und Überstunden als Excel.

Export erstellen

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Daten exportieren
  2. Wählen Sie den gewünschten Exporttyp (z.B. Zeiteinträge, Urlaubsanträge)
  3. Wählen Sie den Datumsbereich
  4. Optional: Filtern nach Team, Standort oder Person
  5. Tippen Sie auf «Exportieren»