Firma
Einstellungen → Firma steuert, wie Zeit in der ganzen Firma funktioniert.
- Zeitfreigabe – Vorgesetzte geben Woche oder Monat frei. Freigegebene Zeiträume sind gesperrt, bis sie wieder geöffnet werden.
- Projektzeiterfassung – Personen können Zeit auf Projekte oder Kunden buchen.
- Freitext – eine kurze Bezeichnung am Eintrag. Sie landet nicht in der Projektauswertung.
- Standardarbeitszeit – ein vorbereiteter Tag, den Personen mit einem Button buchen. Aufbau wie ein normaler Eintrag, typisch Vormittag, Pause, Nachmittag.
- Überzeitzuschläge – zusätzlicher Prozentwert für Stunden nach einer Uhrzeit an Werktagen, für den ganzen Samstag oder den ganzen Sonntag. Die Stunden zählen zum Saldo. Beim Speichern rechnet Troop die Salden neu.
Abrechnung
Einstellungen → Abrechnung zeigt Zahlungsmethode und Rechnungen. Abgerechnet wird monatlich nach aktiven Personen. Hinterlegt werden Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail und das Abonnement.
Standorte
Einstellungen → Standorte sind Büros oder Filialen. Jeder Standort hat Land und Zeitzone. Die regionalen Feiertage hängen daran.
Standort anlegen: Name, Ort, Land, Zeitzone, speichern. Personen ordnen Sie danach unter Benutzer zu.
Teams
Einstellungen → Teams gruppiert Personen, zum Beispiel nach Abteilung. Ein Team hat einen Namen, optional eine Farbe, und Mitglieder. Teams filtern den Kalender und die Auswertungen.
Arbeitsmodelle
Einstellungen → Arbeitsmodelle sind Vorlagen mit Perioden. Eine Periode gilt ab einem Datum und löst die vorherige ab. So ändern Sie Pensum oder Soll, ohne die Vergangenheit umzuschreiben.
In der Periode legen Sie fest:
- Wochenstunden und die Stunden je Wochentag, auch eine 4-Tage-Woche oder ein Pensum von 80 Prozent.
- Ferientage pro Jahr.
- Pausenstufen. Leer heisst die Schweizer Staffel: bis 5,5 Stunden keine Pause, bis 7 Stunden 15 Minuten, bis 9 Stunden 30 Minuten, darüber 60.
- Ob die Person von der Zeiterfassung ausgenommen ist.
Das Modell weisen Sie der Person unter Benutzer zu.
Feiertage
Einstellungen → Globale Feiertage gelten für alle Standorte, zum Beispiel Betriebsferien. Name, Datum, optional jährlich wiederholen.
Kantonale und nationale Feiertage kommen vom Standort und müssen hier nicht noch einmal angelegt werden.
Abwesenheitstypen
Einstellungen → Abwesenheitstypen definiert Ferien, Krankheit und weitere Typen.
- Name, Farbe, Icon.
- Ob eine Freigabe nötig ist.
- Ob ein Dokument verlangt wird.
- Kontingent in Tagen pro Jahr, Übertrag und eine Obergrenze für den Übertrag.
Für den Ferienkauf legen Sie fest, wer eine E-Mail erhält, wenn ein Kauf genehmigt wird.
Benutzer
Einstellungen → Benutzer ist die Personenliste.
- Benutzer hinzufügen.
- E-Mail, Vorname, Nachname.
- Vorgesetzte Person, Arbeitsmodell und Standort.
- Optional Beginn und Ende.
- Optional: Vorgesetztenrolle, Zugriff auf einzelne Auswertungen, keine Zeiterfassung.
- Speichern.
Die Person erhält eine E-Mail und setzt selbst ein Passwort oder einen Passkey.
Im Profil der Person korrigieren Sie Salden, hinterlegen frühere Anstellungen für die Jubiläen und deaktivieren das Konto. Bei einer Freistellung rechnen Sie den Saldo ab dem gewählten Datum neu.
Organigramm
Einstellungen → Organigramm zeigt, wer wem unterstellt ist. Die Zuordnung selbst machen Sie bei der Person.
Projekte und Kunden
Der Eintrag Projekte / Kunden erscheint, sobald die Projektzeiterfassung in der Firma an ist.
Legen Sie Kunden als Ordner an und die Projekte darin. Name und Farbe genügen. Ein deaktiviertes Projekt lässt sich nicht mehr buchen. Bisherige Einträge bleiben zugeordnet. Pausen und Einträge ohne Projekt bleiben normale Arbeitszeit.
Auswertungen
Unter Auswertungen im Menü, nicht in den Einstellungen:
- Stundenauswertung – monatlich Ist gegen Soll, Excel und PDF.
- Projektstunden – nach Projekt, Kunde und Person, Excel und PDF.
- Genehmigte Abwesenheiten – ein Monat, mit Filtern, Excel und PDF.
- Jubiläen – Dienstjahre nach Datum, Excel. Frühere Anstellungen im selben Unternehmen zählen mit, wenn sie hinterlegt sind.
Wer kein Admin ist, sieht nur die Berichte, die Sie an der Person freigeben.
Datenexport
Einstellungen → Daten exportieren lädt Benutzer, Zeiteinträge, Abwesenheitsanträge und Überstunden als Excel.
- Typ wählen.
- Zeitraum wählen.
- Optional nach Team, Standort oder Person filtern.
- Exportieren.